Tempo de guarda do prontuário psicológico

Dois prazos de guarda incidem sobre registros clínicos no Brasil: a Resolução CFP nº 001/2009 fixa no mínimo 5 anos para o registro documental, e a Lei nº 13.787/2018 fixa no mínimo 20 anos antes da eliminação de prontuário de paciente. São normas distintas, com objetos distintos. Este guia reúne o texto de cada uma.

O prazo de 5 anos

O Art. 4º da Resolução CFP nº 001/2009 atribui a guarda do registro documental ao psicólogo e/ou à instituição em que ocorreu o serviço. O §1º estabelece:

O período de guarda deve ser de no mínimo 05 anos, podendo ser ampliado nos casos previstos em lei, por determinação judicial, ou ainda em casos específicos em que seja necessária a manutenção da guarda por maior tempo.

O que decorre: o prazo é um mínimo. A própria norma prevê ampliação em três situações, entre elas os casos previstos em lei, o que a remete a outras normas. O objeto é o registro documental definido no Art. 1º da resolução.

O prazo de 20 anos

A Lei nº 13.787/2018 dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. O Art. 6º estabelece:

Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

O que decorre: a contagem parte do último registro, e não da primeira sessão ou do encerramento do caso, de modo que um novo atendimento reinicia a contagem. O §5º determina que o artigo se aplica a todos os prontuários de paciente independentemente da forma de armazenamento, o que alcança papel, digitalizado e microfilmado.

O §2º prevê que, alternativamente à eliminação, o prontuário pode ser devolvido ao paciente. O §3º determina que o processo de eliminação resguarde a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações. O §4º determina que a destinação final e a eliminação sejam registradas na forma de regulamento.

O Art. 1º declara que a matéria é regida por essa lei e pela LGPD. O regime de proteção de dados que incide sobre o registro está no guia sobre LGPD na clínica de psicologia.

As duas normas tratam de objetos diferentes

A resolução do CFP trata do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos. A lei trata de prontuário de paciente. O Art. 5º da resolução prevê a hipótese de o registro documental ser realizado na forma de prontuário.

Qual prazo incide sobre um registro específico depende da natureza desse registro e do contexto em que é produzido. Esta é uma definição que não se resolve por leitura isolada dos dois textos, e o seu Conselho Regional de Psicologia é a referência para o seu caso.

Requisitos para destruir originais em papel

O Art. 3º da Lei nº 13.787/2018 estabelece:

Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, observados os requisitos constantes do art. 2º desta Lei, e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.

Os requisitos do Art. 2º são: assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade; reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais; e utilizar certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.

O que decorre: a destruição de originais em papel depende de dois requisitos cumulativos, o processo técnico do Art. 2º e a análise prévia por uma comissão permanente constituída para essa finalidade. O §1º do Art. 3º atribui a essa comissão constatar a integridade dos documentos digitais e avalizar a eliminação dos originais. O §2º determina que documentos de valor histórico identificados pela comissão sejam preservados conforme a legislação arquivística.

O Art. 5º estabelece que o documento digitalizado em conformidade com a lei tem o mesmo valor probatório do original, e o §1º condiciona esse efeito a que a guarda, o armazenamento e o manuseio também estejam em conformidade.

Registro criado em meio eletrônico

O Art. 1º, §1º da Resolução CFP nº 001/2009 prevê o registro documental “em papel ou informatizado”, sem hierarquia entre os dois suportes.

O que decorre: um registro criado diretamente em meio eletrônico não passa por processo de digitalização de originais, de modo que os requisitos do Art. 2º e do Art. 3º da Lei nº 13.787/2018, que tratam da conversão e da destruição de documentos em papel, não incidem sobre ele. A comparação entre os dois suportes está no guia sobre prontuário eletrônico ou papel, e o conteúdo que precisa ser guardado está no guia sobre registro de sessão em psicologia.

Registro que não depende de um aparelho

Qualquer que seja o prazo aplicável ao seu caso, 5 anos, 20 anos ou um prazo ampliado por determinação judicial, o registro precisa continuar acessível até o fim dele. No Maestra os registros são sincronizados entre navegador e celular, então não dependem de um único computador continuar funcionando, e são nativos digitais.

Sobre o local de guarda do Art. 4º, §2º da resolução, os registros no Maestra ficam armazenados criptografados de ponta a ponta, protegidos por uma senha que só você conhece, e por isso o Maestra não consegue ler o conteúdo das suas sessões.

A definição do prazo aplicável e a decisão sobre eliminação continuam sendo suas.

Conheça o Maestra.

Fontes

• Resolução CFP nº 001/2009, Art. 1º, 4º e 5º.
• Lei nº 13.787/2018, Art. 1º a 6º.

Este conteúdo reúne o texto das normas citadas e não constitui orientação jurídica. A definição do prazo aplicável ao seu caso depende do contexto, e o seu Conselho Regional de Psicologia é a referência apropriada.