Prontuário eletrônico ou papel na psicologia

O prontuário eletrônico é admitido na psicologia pelo Art. 1º, §1º da Resolução CFP nº 001/2009, que prevê o registro documental “em papel ou informatizado”, sem estabelecer hierarquia entre os dois. Este guia reúne as exigências que incidem sobre os dois suportes e as que incidem apenas sobre um deles.

Exigências comuns aos dois suportes

A Resolução CFP nº 001/2009 estabelece, independentemente do suporte:

Conteúdo mínimo (Art. 2º), incluindo o arquivamento de documentos resultantes de instrumentos de avaliação psicológica em pasta de acesso exclusivo do psicólogo (inciso V).
Atualização permanente (Art. 1º, §2º).
Guarda de no mínimo 5 anos, ampliável nos casos previstos em lei, por determinação judicial ou em casos específicos (Art. 4º, §1º).
Local que garanta sigilo e privacidade, mantido à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização, servindo como meio de prova idônea (Art. 4º, §2º).
Acesso integral do usuário às informações registradas, quando o registro é feito na forma de prontuário (Art. 5º, II).

O que decorre: a escolha do suporte não altera nenhuma dessas obrigações. O detalhamento de cada item está no guia sobre registro de sessão em psicologia.

O que a Lei nº 13.787/2018 acrescenta

A Lei nº 13.787/2018 dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. O Art. 1º declara que a matéria é regida por ela e pela LGPD.

O Art. 4º determina que os meios de armazenamento de documentos digitais protejam os documentos “do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados”. O parágrafo único acrescenta que documentos oriundos da digitalização de prontuários sejam controlados por meio de sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos, cujas características e requisitos são especificados em regulamento.

O Art. 6º fixa prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro antes da eliminação, e o §5º determina que isso se aplica a todos os prontuários independentemente da forma de armazenamento. Os prazos estão no guia sobre tempo de guarda.

O que decorre: o Art. 6º, §5º equipara os suportes quanto ao prazo. O Art. 4º impõe requisitos de proteção específicos ao armazenamento digital.

Digitalizar papel existente tem requisitos próprios

O Art. 2º determina que o processo de digitalização assegure integridade, autenticidade e confidencialidade, reproduza todas as informações contidas nos originais e utilize certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito.

O Art. 3º determina que os originais só possam ser destruídos após a digitalização, observados os requisitos do Art. 2º, “e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade”.

O Art. 5º estabelece que o documento digitalizado em conformidade com a lei tem o mesmo valor probatório do original, condicionado, pelo §1º, a que a guarda, o armazenamento e o manuseio também estejam em conformidade.

O que decorre: a destruição de originais em papel depende de dois requisitos cumulativos, o processo técnico do Art. 2º e a análise prévia por comissão permanente. Esses dispositivos tratam da conversão de documentos existentes em papel.

Registro criado em meio eletrônico

O Art. 1º, §1º da Resolução CFP nº 001/2009 admite o registro informatizado desde 2009.

O que decorre: um registro criado diretamente em meio eletrônico não passa por processo de digitalização, de modo que os requisitos do Art. 2º e do Art. 3º da Lei nº 13.787/2018, relativos à conversão e à destruição de originais em papel, não incidem sobre ele. As demais exigências, incluindo prazo de guarda e proteção do armazenamento, continuam incidindo.

Suporte misto

Nada nas normas citadas exige suporte único. O Art. 2º, inciso V da resolução exige pasta de acesso exclusivo do psicólogo para documentos resultantes de instrumentos de avaliação psicológica, exigência que incide em qualquer suporte.

Registro nativo digital

O Maestra é um registro nativo digital, então não passa pelo processo de digitalização de originais dos Arts. 2º e 3º da Lei nº 13.787/2018.

Se você mantém um acervo em papel, ele continua sujeito aos seus próprios requisitos, e adotar registro eletrônico para os atendimentos seguintes não altera isso. Nos dois casos: os registros no Maestra ficam armazenados criptografados de ponta a ponta, protegidos por uma senha que só você conhece, e por isso o Maestra não consegue ler o conteúdo das suas sessões, a sincronização entre navegador e celular mantém o material acessível a você, e o Maestra transcreve a sessão e escreve o registro estruturado, reduzindo o intervalo entre a sessão e o registro exigido pelo Art. 1º, §2º.

Para transcrever suas sessões e gerar suas notas, o áudio e o texto passam por processadores de IA especializados, sob contrato de tratamento de dados (DPA) e em conformidade com a LGPD, processados de forma transitória, sem armazenar.

Conheça o Maestra.

Fontes

Resolução CFP nº 001/2009, Art. 1º, 2º, 4º e 5º.
Lei nº 13.787/2018, Art. 1º a 6º.

Este conteúdo reúne o texto das normas citadas e não substitui a leitura delas nem orientação do seu Conselho Regional de Psicologia.